Klokkenluidersregeling The Audit Generation B.V.

1.      Algemeen

The Audit Generation wil graag een veilige en integere omgeving bieden aan alle personen die bij ons werken. Desondanks kunnen onregelmatigheden plaatsvinden. Wij nodigen medewerkers met wie The Audit Generation een huidige, voormalige of toekomstige werkrelatie heeft uit om vermoedens van onregelmatigheden te melden. We ontvangen graag deze meldingen, omdat we mogelijke onregelmatigheden willen verhelpen. Ook op basis van artikel 27 Verordening accountantsorganisatie (VAO) dienen wij te beschikken over een klokkenluidersregeling.

In deze meldingsregeling wordt uitgelegd hoe je op een veilige manier vermoedens van onregelmatigheden in en extern kunt melden. Deze klokkenluidersregeling biedt melders (zowel intern als extern) de gelegenheid om (een vermoeden van) een misstand waarbij het maatschappelijk belang in het geding is, (een vermoeden van) een inbreuk op het EU-recht of andere onregelmatigheden (mede) door of verband houdende met The Audit Generation aan de orde te stellen.

2.      Wie kan melden?

Als melders worden aangemerkt:  medewerkers met wie The Audit Generation een huidige, voormalige of toekomstige werkrelatie heeft. Hieronder vallen in ieder geval werknemers, zelfstandigen (consultants, freelancers, aannemers, leveranciers), ambtenaren, aandeelhouders en bestuurders, vrijwilligers en bezoldigde of onbezoldigde stagiairs, personeel van aannemers en leveranciers, ex-medewerkers en andere personen van wie de werkrelatie is beëindigd, sollicitanten en andere personen van wie de werkrelatie nog moet aanvangen, degenen die melders bijstaan, interne onderzoekers en betrokken derden

3. Reikwijdte van de klokkenluidersregeling

3.1 Een melder kan melding doen van (een vermoeden van) een misstand waarbij het maatschappelijk belang in het geding is, (een vermoeden van) een inbreuk op het EU-recht of andere onregelmatigheden (mede) door of verband houdende met The Audit Generation.

3.2 Van (een vermoeden van) een misstand waarbij het maatschappelijk belang in het geding is, is in ieder geval sprake in het geval van:

• een overtreding van de wet;
• gevaar voor de volksgezondheid;
• gevaar voor de veiligheid van personen;
• gevaar voor de aantasting van het milieu;
• gevaar voor het goed functioneren van de organisatie door onbehoorlijk handelen of nalaten;

3.3 Van (een vermoeden van) een inbreuk op het EU-recht is in ieder geval sprake in het geval van een handeling of nalatigheid die betrekking heeft op een de volgende domeinen van het Unierecht:

• financiële diensten, producten en markten, voorkoming van witwassen van geld en terrorismefinanciering;
• bescherming van de persoonlijke levenssfeer en persoonsgegevens en beveiliging van netwerk- en informatiesystemen;
• bescherming van het milieu;
• inbreuken waardoor de financiële belangen van de Unie als bedoeld in artikel 325 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie worden geschaad;
• inbreuken in verband met de interne markt.

3.4 Van andere onregelmatigheden is in ieder geval sprake in het geval van:

• handelingen die leiden tot strafbare feiten door The Audit Generation of haar medewerkers;
• alle (vermoedelijke) overtredingen van interne regelgeving door The Audit Generation of haar medewerkers;
• (dreigende) intimidatie en/of seksueel grensoverschrijdend gedrag van medewerkers door collega’s dan wel leidinggevenden;
• (dreigende) onrechtmatige vernietiging of manipulatie van gegevens of informatie;
• en verder alle situaties die naar de mening van een melder voor melding in aanmerking komen.

4.  Interne meldprocedure

4.1 Het uitgangspunt van deze klokkenluidersregeling is dat indien sprake is van een situatie die onder de reikwijdte van deze klokkenluidersregeling valt, de melder gebruik maakt van de interne meldprocedure om tot een oplossing te komen alvorens eventueel een externe meldprocedure te starten (onderdeel 5 van deze klokkenluidersregeling). Bij intern melden kan de misstand of inbreuk het snelst worden aangepakt en kan het bestuur direct maatregelen treffen om de misstand of de inbreuk te stoppen en in de toekomst te voorkomen.

4.2 Indien sprake is van een situatie die onder de reikwijdte van deze klokkenluidersregeling valt, heeft de melder de mogelijkheid deze te melden aan de kwaliteitsbepaler.

4.3 Melding aan de kwaliteitsbepaler kan plaatsvinden op verschillende manieren:

• elektronisch via het volgende e-mailadres: compliance@theauditgeneration.nl of
• schriftelijk aan The Audit Generation, t.a.v. de kwaliteitsbepaler, Kosterijland 70, 3981 AJ Bunnik of
• telefonisch op nummer +31 (0)85 1300 085
• in persoon ten kantore van The Audit Generation (Kosterijland 70, 3981 AJ Bunnik)

The Audit Generation biedt ook de mogelijkheid tot het indienen van een anonieme melding. Alhoewel deze mogelijkheid geboden wordt als een (additioneel) middel om misstanden aan het licht te brengen, wordt het de melder dringend aangeraden om wel zijn / haar identiteit bekend te maken.

4.4 Indien de melder een medewerker is van The Audit Generation, heeft deze medewerker tevens de mogelijkheid zich te melden bij de kwaliteitsmanager / compliance officer, de vertrouwenspersoon, de direct leidinggevende of het bestuur.

4.5 De persoon uit artikel 4.2 of 4.4 registreert de melding in een meldingenregister, bevestigt de melding binnen zeven dagen aan de melder en informeert de melder tevens hoe en binnen welke termijn diens melding in behandeling zal worden genomen. Deze termijn bedraagt uiterlijk vier weken na de ontvangst van de melding.

4.6 De persoon uit artikel 4.2 of 4.4  informeert onmiddellijk het bestuur van The Audit Generation en informeert hierover tevens de melder.

4.7 Het bestuur bevestigt de ontvangst van de melding aan de melder binnen zeven dagen en start met een onderzoek of besluit de melding niet nader te onderzoeken. Indien de omstandigheden dat rechtvaardigen, kan het bestuur besluiten om het onderzoek aan een externe partij uit te besteden. Wanneer het bestuur besluit om de melding niet nader te onderzoeken, wordt de melder daarover geïnformeerd. Wanneer het bestuur besluit om de melding wel nader te onderzoeken, wordt de melder geïnformeerd over de te ondernemen stappen.

4.8 Indien de aard van de melding daar aanleiding toe geeft, doet het bestuur aangifte en/of melding bij de daartoe bevoegde instantie.

4.9 De persoon uit artikel 4.2 of 4.4 informeert binnen acht weken vanaf het moment van melden schriftelijk de melder over de conclusie inzake de melding. De melder wordt hierbij in de gelegenheid gebracht om te reageren op de conclusie. Indien het niet lukt om binnen acht weken vanaf het moment van de melding tot een conclusie te komen, wordt de melder daarover geïnformeerd en wordt aangegeven op welke termijn (uiterlijk drie maanden vanaf het moment van melden) de conclusie gedeeld kan worden.

5. Externe meldprocedure

5.1 indien sprake is van een situatie die onder de reikwijdte van deze klokkenluidersregeling valt, heeft de melder het recht om de melding direct extern te melden bij de bevoegde autoriteit, zijnde bijvoorbeeld Huis voor de Klokkenluiders, de Autoriteit Consument en Markt (ACM), de Autoriteit Financiële Markten (AFM), de Nederlandsche Bank (DNB), de Autoriteit Persoonsgegevens (AP), Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ) en de Nederlandse Zorgautoriteit (NZa).

5.2 De melder kan tevens tot externe melding overgaan, indien:

• de melder de interne meldingsprocedure heeft gevolgd, maar het niet eens is met de conclusie van het bestuur, niet geïnformeerd wordt over stappen en conclusie, wanneer de termijn voor inhoudelijke reactie wordt overschreden zonder dat de melder daarover is geïnformeerd of wanneer de termijn om tot een conclusie te komen als onredelijk lang wordt ervaren.
• intern melden ‘in alle redelijkheid’ niet van de melder kan worden gevraagd. Voorbeeld hiervan is wanneer er een vermoeden bestaat de hoogste verantwoordelijke binnen de organisatie bij de misstand betrokken is.

5.3 Het Huis voor klokkenluiders neemt alleen meldingen van misstanden in behandeling die werk-gerelateerd zijn. Voor de specifieke vereisten rondom een dergelijke melding wordt verwezen naar de website van het Huis voor Klokkenluiders

6. Vertrouwelijkheid en bescherming

6.1 De melding, de correspondentie hierover en de behandeling geschieden onder volledige geheimhouding en vertrouwelijkheid, tenzij de melder het bestuur ontheft van haar geheimhoudingsplicht. Wanneer een melder aanspraak wil maken op rechtsbescherming, dan zal de melder zijn/haar identiteit bij het bestuur van The Audit Generation bekend moeten maken. Mede gezien de voor The Audit Generation geldende wettelijke verplichtingen, zoals bijvoorbeeld de verplichting ongebruikelijke transacties of incidenten te melden aan toezichthouders, is het niet in alle gevallen mogelijk om absolute geheimhouding te garanderen.

6.2 Het bestuur van The Audit Generation B.V. garandeert medewerkers die  op grond van deze klokkenluidersregeling een melding doen, dat de melding op geen enkele wijze van negatieve invloed zal zijn op zijn/haar functioneren binnen The Audit Generation , dan wel zijn/haar carrière. In de Wet bescherming Klokkenluiders is opgenomen dat sprake is van omkering van de bewijslast, waarbij de werkgever in geval de melder stelt te zijn benadeeld vanwege zijn / haar melding zal moeten bewijzen dat geen sprake is van benadeling van de melder.

6.3 The Audit Generation vertrouwt erop dat de melder deze regeling gebruikt waarvoor zij is bedoeld en geen misbruik maakt van deze regeling. Wanneer de melder opzettelijk onjuiste of misleidende informatie verspreidt, zal de melder hierop worden aangesproken en zal het bestuur van The Audit Generation passende maatregelen treffen.